Generalvertretung der Allianz im KompetenzCenter, Grünwald

Büro-Organisation - Organisation der Papier-Akten:

Der Kunde ist eine Generalvertretung der Allianz Versicherungen. Die Allianz Generalvertretung Rattinger, KompetenzCenter Grünwald besteht an diesem Standort seit mehreren Jahrzehnten und hat in dieser Zeit große Mengen an Papierakten in mehreren Büroräumen angesammelt. Durch den Wechsel der zuständigen Mitarbeiter für die Ablage, Sachbearbeitung und Buchhaltung ging das ursprünglich zugrundeliegende Ordnungssystem mehr und mehr verloren. So entstanden über die Jahre neben übervollen Aktenordnern auch große Papierstapel, die noch strukturiert abzulegen wären. Doch keiner kannte sich mehr aus und es gab auch keinen Platz mehr in den Ordnern oder Schränken. Der Überblick über Aufzubewahrendes (teilweise gesetzlich vorgeschrieben) und Überflüssiges drohte, bald ganz verlorenzugehen.

najka Agentur startete mit einer Sichtung der vorhandenen Unterlagen. Im ersten Schritt wurden in einer Vorsortierung alle Unterlagen aussortiert, die veraltet waren oder nicht mehr benötigt wurden. Dazu zählten beispielsweise alte Prospekte, Angebote, Veranstaltungsinformationen und Finanz-Unterlagen, die älter als elf Jahre waren. Diese Sortierung wurde Stück für Stück – immer auch in Rücksprache mit dem Auftraggeber – verfeinert, bis nur noch die Unterlagen vorhanden waren, die tatsächlich aufbewahrt werden sollten.
Ein großer Berg von aussortierten Ordnern und Unterlagen wurden von uns bei einer professionellen Aktenvernichtung entsorgt.

Alle verbleibenden Unterlagen wurden daraufhin nach Themengebieten sortiert und in farbige Ordner eingeheftet, um künftig einen schnellen Zugriff auf wichtige Akten zu garantieren. Damit hat nun jedes Schriftstück seinen eindeutigen Ablageort, an dem es jederzeit schnell wiederzufinden ist. Die farbigen Ordner wurden mit austauschbaren und ansprechend gestalteten Rückenschildern versehen, so dass nun ein einheitlicher und übersichtlicher Gesamteindruck vorherrscht, der leicht zu halten ist. Sollten im Lauf der Jahre bei diesem Kunden wieder die Papierstapel wachsen, kann er uns jederzeit für eine kurze Nachsortierung beauftragen.

Fazit:

Das Projektergebnis ist eine übersichtliche und durchdachte Ablage für dieses Büro. Übertragen werden kann dieses System auf jeden Bürobetrieb, auf jede Niederlassung. Damit ist sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter schnell und vor allem zeitsparend zurechtfinden und die neu eingeführte Ordnung gut gehalten werden kann. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:

'Büroorganisation die begeistert! Nie fand ich so schnell die wichtigen Unterlagen und notwendigen Belege wie jetzt. Nach einigen sicherlich anstrengenden Tagen in meinem Büro hat najka Agentur alles wieder nach durchdachtem Ablagesystem in perfekte Ordnung gebracht und mit viel Verständnis, Ruhe und ohne jeden Stress mein Büroalltag optimiert. Vielen Dank hierfür!'

Christof Rattinger,
Geschäftsführer Generalvertretung der Allianz im KompetenzCenter Grünwald