Gutes Dokumentieren spart viel Zeit
Warum dokumentieren?
Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Jede Information, die (schriftlich) dokumentiert ist, steht damit allen zur Verfügung, die sie benötigen. Eine aktuelle Dokumentation spart somit die Zeit, die gewünschte Information neu zu erarbeiten.
Dokumentieren von Prozessen
Um eine Arbeitsbereich zu strukturieren und dabei unnötige oder doppelte Arbeitsvorgänge zu eliminieren, werden die anfallenden Aufgaben und Prozesse systematisch aufgenommen. Dann erfolgt eine (knappe aber eindeutige) Dokumentation der Prozesse, woraus sich ein 'Prozesshandbuch' ergibt. In diesem können alle Mitarbeiter jederzeit nachsehen, wie bestimmte Abläufe im Unternehmen gehandhabt werden. Dies ist auch für neue Mitarbeiter ein guter Einstieg in die anfallenden Aufgaben.
Beispiele für Prozesse in der Verwaltung sind
- Urlaubs- und Krankheitsregelungen
- Interner Informationsaustausch / Meetings
- Anzulegen für Neukunden
- Projektdokumentationen
- Post Ein- und Ausgang
- Rechnungs- und Mahnverfahren
Ein weiterer Vorteil der Prozess-Dokumentation ist, dass alle anfallenden Tätigkeiten auf die gleiche Art und Weise ausgeführt werden. So muss nicht jeder Mitarbeiter seine eigene Vorgehensweise entwickeln ('das Rad neu erfinden').
Arbeitsplatzbeschreibungen
Zusätzlich oder alternativ zur Prozessdokumentation bringen klare Arbeitsplatz-Beschreibungen deutliche Effizienz-Vorteile. Eine Beschreibung der Aufgaben und Inhalte der Arbeitsplätze macht es den Mitarbeiten einfacher, ihre Aufgaben umfassend und nach den Wünschen der Geschäftsleitung zu erfüllen.
Andererseits können auch erfahrene Mitarbeiter von einem Nachschlagewerk profitieren, in welchem sie Vorgänge, die nur hin- und wieder anfallen oder die sie in Vertretung ausführen, nachlesen können.
Mit einer guten Arbeitsplatz-Beschreibung wird vermieden, dass Aufgaben doppelt erledigt werden, oder liegenbleiben, da die Zuständigkeiten nicht geklärt sind. Die Mitarbeiter wissen genau, an welcher Stelle und zu welcher Zeit sie ihre Aufgaben erfüllen müssen.
Verfahrens-Dokumentationen zur Digitalisierung
Eine besondere Art der Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 "GoBS") dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Sobald ein Unternehmen also auf eine digitale Aktenablage umsteigen will, um Papier und Lagerkosten (für die bis zu 10jährige Aufbewahrungspflicht von z.B. Finanzakten) zu sparen, benötigt es eine Verfahrensdokumentation. Diese muss gewissen Standards entsprechen und aktuell gehalten werden. Wenn sie aber vorhanden ist, können alle geschäftlichen Unterlagen revisionssicher elektronisch aufbewahrt werden.
