Keine Angst vor Urlaubsvertretung

Hat ihr Unternehmen die Urlaubszeit gut überstanden? Oder sind mal wieder wichtige Aufgaben unerledigt geblieben, weil die Zuständigen im Urlaub waren und niemand wusste, wo was zu finden ist?

Gerade in den Verwaltungen ist es leider oft so, dass nur die jeweiligen Mitarbeiter wissen, wo die gesuchten Unterlagen abgelegt sind. Und sobald diese im Urlaub sind, weiß keiner mehr wo was liegt oder welcher der aktuelle Stand ist. Noch schlimmer wird es, wenn diese Mitarbeiter nicht (angekündigt) im Urlaub sind, sondern unerwartet ausfallen, z.B. durch Krankheit. Oft muss dann mit großem Aufwand nachvollzogen werden, woran gearbeitet wurde und wie der Stand der Projekte ist.

Auch bei wiederkehrenden Routineaufgaben wie z.B. der Weihnachtsvorbereitung (die jedes Jahr total überraschend kommt) muss das Rad jedes Mal neu erfunden werden, wenn der/die zuständigen Mitarbeiter nicht greifbar sind.

Was kann also gegen diese unnötigen Zeitfresser getan werden?
Eine knappe, übersichtliche und aktuelle Dokumentation aller Prozesse in der Verwaltung. Die wichtigsten sind

• die Ablagestruktur (online wie offline)
• die Dokumentbenennung
• die Beschreibung aller Routinevorgänge
  (wie Urlaubsanträge und -vertretungen, Weihnachtsgeschäft, Anlage von Neukunden, Start neuer Mitarbeiter etc.)

Einmal geschrieben, muss diese Dokumentation nur noch regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden. Und jedem Mitarbeiter bis hin zur Geschäftsleitung muss natürlich klar sein, wo sie zu finden ist.
Und schon kann die Urlaubszeit vom Urlauber und von den Kollegen genossen werden.