Was bedeutet Büro-Organisation?

Das erste Bild, das zum Thema Büro-Organisation auftaucht, ist ein überquellender Schreibtisch und viel zu viele Aktenordner. Kein Platz mehr auf dem Schreibtisch und keiner mehr in den Schränken – vielleicht ist auch der Keller bereits mit Altakten voll?

Auch oft zu finden sind wildgewachsene Dateiablagen, die von mehreren Mitarbeitern immer wieder – mit den besten Absichten – angelegt werden. Wie oft (und wie lange) dauert die tägliche Suche nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen? Wie oft wird an einer veralteten Version weitergearbeitet?
Weiter geht es mit überflüssigen oder fehlenden Arbeitsmaterialien. Eine Schublade voller alter Mäuse und Tastaturen, aber nie ein Locher, wenn man ihn braucht. Was benutze ich wirklich für mein tägliches Arbeiten und wie sorge ich dafür, dass alles am richtigen Platz ist?

Vom Chef bis zum Praktikant, wer erledigt was: Weiß ich genau, was meine Aufgaben im Unternehmen sind? Weiß ich, an wen ich mich bei Fragen wenden kann, wer für was in meinem Unternehmen zuständig ist?
Viele vergeuden ihre produktivste und kreativste Zeit des Tages mit Routineaufgaben und wollen dann am Ende des Tages müde und erschöpft geniale Ideen raushauen. Wie teile ich meine Zeit für mich am besten ein? Sind mir meine produktiven Zeiten bekannt und habe ich sinnvolle Routinen in meinem Arbeitsalltag?

Oft braucht es fünf Kollegen, die aus ihrer Arbeit gerissen werden, bis der/die Neue weiß, wie ein Urlaubsantrag zu stellen ist. Wie können wiederkehrende Prozesse (wie z.B. das alljährliche Weihnachtsgeschäft) am besten organisiert werden, ohne das Rad jedes Mal neu zu erfinden? Wie erfahren neue Mitarbeiter, wie die Dinge in unserem Unternehmen gehandhabt werden?

Gerade kleinere Unternehmen müssen oft nach der Rechnungsstellung ihrem Geld hinterherlaufen. Wie kann ein professionelles Rechnungsmanagement oder eine Factoring-Lösung hier Zeit und Aufwand sparen?
Viele Firmen sind unsicher, was sie bei der fortschreitenden Digitalisierung beachten müssen. Können Altakten vernichtet werden, wenn sie digitalisiert wurden? Was will das Finanzamt bei einer Prüfung bei digitalisierten Akten sehen?

Die Antworten lauten: (Aus-)Sortieren der Papierablage, Strukturierung der Online-Ablage, 5S-Ordnungsprinzip, Arbeitsplatzbeschreibungen, Zeitmanagement, Prozessdokumentation, Rechnungsmanagement, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation.

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Laden Sie uns zu einem unverbindlichen Gespräch in Ihr Büro ein. Gerne beantworten wir Ihnen alle Fragen rund um das Thema Büro-Organisation und finden mit Ihnen gemeinsam heraus, wo Optimierungsbedarf besteht. Und als kleines Schmankerl bringen wir Ihnen einen selbstgebackenen Kuchen mit :-)