Routinen/Automatisierung von Arbeitsabläufen

Wann erledige ich was?

Es macht Sinn, sich seinen Arbeitstag einmal daraufhin anzuschauen, zu welcher Uhrzeit welche Tätigkeit erledigt wird. Und – wann am Tag man seine 'produktiven' Zeiten hat und wann das Gehirn keine Höchstleistungen vollbringen mag.

Je 'automatisierter' ein Arbeitsablauf gestaltet ist, desto schneller wird er erledigt, ohne dass das Gehirn jedes Mal neue Höchstleistung bringen muss. So bleibt mehr Konzentrations-Fähigkeit für die Kern-Aufgaben.
Daher wenn möglich, feste Zeiten und gleiche Abläufe für Routine-Aufgaben schaffen. Beispiel für den Beginn des Arbeitstages :

• Rechner einschalten
• Kaffee kochen / holen
• Post holen
• Mails lesen (und nur(!) die beantworten, die ohne zusätzliche Arbeit zu erledigen sind)
• Post öffnen, eintragen, verteilen
•   …

Spielt sich so – besonders zu den Zeiten, in denen keine geistigen Höchstleistungen vollbracht werden können – eine Routine ein, kann überraschend viel mehr erledigt werden, als man denkt. Wichtig ist hierbei, sich selbst zu überprüfen, wann die eigenen produktiven Zeiten sind, und wann das Hirn keine Höchstleistungen vollbringen kann. Diese sind bei jedem unterschiedlich, manche laufen morgens langsamer an, andere sind nach dem Mittagessen müde oder bauen nachmittags ab.

Wichtig ist, die produktive Zeit nicht mit Routineaufgaben zu blockieren, sondern kreativ und motiviert zu nutzen!

Und noch ein kleiner Tipp: Stellen Sie das 'Pling' ab, das eine neue Mail ankündigt. Sie müssen nicht jede Mail sofort bearbeiten. Wenn sie zwei oder dreimal am Tag eine feste 'Mail-Stunde' einlegen, reicht das völlig. Und so werden Sie nicht jedes Mal aus einem Denk- und Arbeitsprozess gerissen.