Wie plane ich meine Zeit richtig ein?
Eine sinnvolle Terminplanung muss Raum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen – mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: 'Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon.'
Denn jeder Berufstätige weiß, dass während eines normalen Arbeitstages viele ungeplante Aufgaben 
dazwischenkommen wie Kundenwünsche, Unterstützung für Kollegen, Wichtiges vom Chef, kurzfristig einberufene Meetings und so weiter und so weiter. Zusätzlich wird die Zeit, die wir damit verbringen, nach Dateien, Unterlagen, Arbeitsmitteln ('wo ist schon wieder der Locher?') zu suchen, immer unterschätzt. Dazu kommen noch Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit.
Somit bleibt für die effektive geplante Arbeit nur ein Bruchteil der Bruttozeit übrig. Daher sollte eine ständige Überprüfung stattfinden, wie diese Zeit so effektiv und dabei komfortabel wie möglich genutzt werden kann.
Ein einfaches und effizientes Mittel zum optimalen Zeitmanagement ist daher, klare Strukturen für wiederkehrende Zeitabfolgen – also Routinen – zu entwickeln und einzuhalten.
Beispiele hierfür sind:
- Zyklen wiederkehrender Aufgaben festlegen
- Vertretungsregelungen definieren
- Ablauf von Außenterminen wie Kundengespräche, Geschäftsreisen etc. festlegen
- Vor- und Nachbereitung von Terminen vereinheitlichen
- Urlaubsplanung definieren
So behalten Sie auch in hektischen Zeiten die Ruhe und Übersicht.
