IT-Beratung Andreas Kiefer GmbH, München

Büro-Organisation:

Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich IT / Beratung und Entwicklung, das seit über 10 Jahren erfolgreich am Markt tätig ist.

Durch die sehr gute Auftragslage und den häufigen Einsatz unseres Kunden vor Ort bleib wenig Zeit für seine Verwaltung und Ablage. Es wuchsen langsam aber unaufhaltsam Papierstapel, die aus wichtigen Unterlagen gemischt mit Informationsblättern, Werbeprospekten und sonstigem Papier zusammengesetzt waren. Der Kunde hat immer mal wieder Versuche gestartet, seine Ablage zu strukturieren und aufzuräumen, aber sobald ein Kundenprojekt dazwischenkam, blieb der Versuch in der Luft hängen. Da inzwischen sämtlicher Lagerraum des Kunden mit Unterlagen und Ordnern voll war, musste er sich überlegen, weitere Räumlichkeiten zu finden. Zu diesem Zeitpunkt wandte sich der Kunde an najka Agentur.

In einer ersten Analyse wurde von uns kalkuliert, wie viel Zeit wir benötigen, um die gesamte Ablage durchzusortieren. Da der Kunde die meiste Zeit bei seinen Kunden vor Ort arbeitete, konnten wir das gesamte Büro in seiner Abwesenheit erfolgreich durchorganisieren.

Es zeigte sich, dass ein Großteil der vorgefundenen Unterlagen nicht aufgehoben werden mussten, da die enthaltenen Informationen entweder veraltet oder mit zwei Klicks aus dem Internet abrufbar waren. Durch das Aussortieren dieser überflüssigen Unterlagen konnte so viel Platz in den Schränken geschaffen werden, dass der Kunde keinen zusätzlichen Lagerraum benötigt. Die wichtigen Unterlagen haben wir nach einem übersichtlichen Ablage-Konzept sortiert und abgeheftet. Es wurde darauf geachtet, dass unser Kunde die Ordnung bequem weiterführen kann.

Sollten aufgrund der Auslastung unseres Kunden die Papierstapel wieder beginnen zu wachsen, kann er uns jederzeit für eine kurze Nachsortierung beauftragen. Dies erfolgte ein Jahr nach Einführung unserer Ordnung und nahm nur knapp zwei Arbeitstage in Anspruch.

Fazit:

Es hat uns viel Spaß gemacht, die Büroräume unseres Kunden optimal zu strukturieren und wir haben uns sehr über seinen Kommentar zu unserer Arbeit gefreut:

'Eine selbst gewachsene Ablage erreicht irgendwann den Zustand des gemäßigten Chaos und der Plan dies 'irgendwann am Wochenende/Feierabend' aufzuräumen scheitert meist an der immer fehlenden Zeit. Dank der effizienten Arbeit der najka Agentur sind unsere Unterlagen nun perfekt durchorganisiert und mit einem Griff die gewünschten Dokumente zur Hand.'
Andreas Kiefer, Geschäftsführer bei IT-Beratung Andreas Kiefer GmbH