Team Teconet GmbH, München
Strukturierung und Dokumentation:
Strukturierung und Dokumentation: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Planung, Optimierung und Neuaufbau von Unternehmens- IT (Kommunikationsverkabelung und Netzwerklösungen).
Die Geschäftsleitung und Verwaltung des Unternehmens arbeitet nicht in festen Büroräumen, sondern richtet sich für die Dauer der Projekte bei einem der Großkunden vor Ort ein. Außerdem sind einige Mitarbeiter oft unterwegs in Projekten bei diversen Kunden. Daher ist das Unternehmen dabei, einen Server einzurichten, der den Zugriff auf alle relevanten elektronischen Unterlagen von jedem gewünschten Ort aus ermöglicht.
Dieser Server erfordert eine durchdachte, klare und intuitive Ablagestruktur, so dass alle Mitarbeiter sämtliche benötigten Dokumente leicht finden und ablegen können. Diese Ablagestruktur musste entwickelt und dokumentiert werden. Weiterhin sollte eine einheitliche Dokumentbenennung entwickelt werden, die die eindeutige Suche mittels Suchfunktion ermöglicht.
Nach ausführlicher Vor-Ort-Analyse der vorhandenen Datenstruktur und Gesprächen mit der Geschäftsleitung und den Verwaltungsmitarbeitern entwickelten wir eine Struktur für eine übersichtliche Dateiverwaltung. Ebenso wurde eine klare durchgängige Dokumentenbenennung entwickelt, damit jedes Dokument unabhängig von seinem Ablageort jederzeit aufgefunden werden kann.
Die neue Server-Struktur wurde in einem übersichtlichen Aktenplan und einer ausführlicheren Dokumentation beschrieben und jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.
Fazit:
Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht und wir werden in regelmäßigen Abständen die Dokumentation überprüfen und ggf. anpassen. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:
'Seitdem unser Server von najka Agentur geordnet und dokumentiert wurde, ist alles übersichtlich. Die klare Ablagestruktur spart uns Zeit und Nerven, vielen Dank dafür!'
Gerhard Brunner, Geschäftsführer Team Teconet GmbH