Step Kids Education GmbH, Berlin

Büro-Organisation:

Der Kunde Step Kids Education GmbH (Stepke) ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Bildung mit derzeit (Ende 2015) 130 Mitarbeitern, von denen 20 im Management und der Verwaltung beschäftigt sind. Die Verwaltung ist auf zwei Standorte in unterschiedlichen Bundesländern verteilt.

Stepke wurde 2012 gegründet und hat vor, sich in den nächsten ein bis zwei Jahren zu verdoppeln. Durch das rasante Wachstum seit der Gründung blieb wenig Zeit, klare Strukturen und Dokumentationen zu entwickeln und umzusetzen. Daher wandten sie sich im Oktober 2015 an najka Agentur.

Jeder der Verwaltungsmitarbeiter leistete seit Gründung hervorragende Arbeit, aber durch das schnelle Wachstum kamen die Mitarbeiter an die Grenzen Ihrer Leistungsfähigkeit. Aufgabe war nun zu identifizieren, wie das Unternehmen mit den vorhandenen Ressourcen effizienter und zeitsparender arbeiten kann.

Nach ausführlicher Vor-Ort-Analyse der vorhandenen Schwierigkeiten und Zeitfresser entwickelten wir gemeinsam mit dem Management eine Strategie, die vier Teilprojekte ergab: 

• Offline Ablage
• Online Ablage (inkl. Dokumentbenennung)
• Verwaltungshandbuch
• Unternehmens-Richtlinien

1) Offline-Ablage

Durch die sehr gute Auftragslage und den häufigen Einsatz unseres Kunden vor Ort bleib wenig Zeit für seine Verwaltung und Ablage. Es wuchsen langsam aber unaufhaltsam Papierstapel, die aus wichtigen Unterlagen gemischt mit Informationsblättern, Werbeprospekten und sonstigem Papier zusammengesetzt waren. Der Kunde hat immer mal wieder Versuche gestartet, seine Ablage zu strukturieren und aufzuräumen, aber sobald ein Kundenprojekt dazwischenkam, blieb der Versuch in der Luft hängen. Da inzwischen sämtlicher Lagerraum des Kunden mit Unterlagen und Ordnern voll war, musste er sich überlegen, weitere Räumlichkeiten zu finden. Zu diesem Zeitpunkt wandte sich der Kunde an najka Agentur.

In einer ersten Analyse wurde von uns kalkuliert, wie viel Zeit wir benötigen, um die gesamte Ablage durchzusortieren. Da der Kunde die meiste Zeit bei seinen Kunden vor Ort arbeitete, konnten wir das gesamte Büro in seiner Abwesenheit erfolgreich durchorganisieren.

Es zeigte sich, dass ein Großteil der vorgefundenen Unterlagen nicht aufgehoben werden mussten, da die enthaltenen Informationen entweder veraltet oder mit zwei Klicks aus dem Internet abrufbar waren. Durch das Aussortieren dieser überflüssigen Unterlagen konnte so viel Platz in den Schränken geschaffen werden, dass der Kunde keinen zusätzlichen Lagerraum benötigt. Die wichtigen Unterlagen haben wir nach einem übersichtlichen Ablage-Konzept sortiert und abgeheftet. Es wurde darauf geachtet, dass unser Kunde die Ordnung bequem weiterführen kann.

Sollten aufgrund der Auslastung unseres Kunden die Papierstapel wieder beginnen zu wachsen, kann er uns jederzeit für eine kurze Nachsortierung beauftragen. Dies erfolgte ein Jahr nach Einführung unserer Ordnung und nahm nur knapp zwei Arbeitstage in Anspruch.

2) Online-Ablage / Dokumentbenennung

Problem: Auch die Online-Ablage des Kunden war frei gewachsen. Da es kein Ablagesystem gab, hat jeder Mitarbeiter seine Dokumente dort abgelegt, wo er/sie es gerade für richtig hielt. Die Folge war, dass viele Dokumente in verschiedenen Bearbeitungsstadien doppelt und dreifach vorhanden waren. Niemand wusste mehr, welches das aktuellste Dokument ist oder wo benötigte Unterlagen zu finden sind. Vieles wurde auch lokal abgelegt mit der Folge, dass diese Dokumente weder gesichert wurden, noch ein Anderer darauf Zugriff hatte.

Lösung: Es wurde für Stepke eine einheitliche Ablage-Struktur entwickelt, die die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf die einzelnen Bereiche und die gewünschten Kooperationen der Mitarbeiter berücksichtigt.

Die Struktur wurde in einem Aktenplan mit zusätzlicher ausführlicher Dokumentation beschrieben, die für alle Mitarbeiter stets zugänglich sind. Darin ist klar geregelt, welches Dokument wo abgelegt und wiedergefunden werden kann.

Ebenso wurde eine klare durchgängige Dokumentenbenennung entwickelt, damit jedes Dokument unabhängig von seinem Ablageort jederzeit aufgefunden werden kann.

Die Stepke-Mitarbeiter erhielten eine mündliche und schriftliche Schulung über die neuen Strukturen und haben jederzeit die Möglichkeit, bei najka Agentur Hilfestellung bei Unklarheiten zu erhalten.

3) Verwaltungs-Handbuch

Um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, ist viel Zeitaufwand und Erklärung nötig. Der Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter kann beschleunigt werden, wenn diese ein Dokument einsehen können, das die vorhandenen Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentiert und erklärt. Auch erfahrene Mitarbeiter profitieren von einem Nachschlagewerk, in welchem sie Vorgänge, die nur hin- und wieder anfallen oder die sie in Vertretung ausführen, nachlesen können. Außerdem ermöglicht die Dokumentation von Prozessen, dass Tätigkeiten auf die gleiche Art und Weise ausgeführt werden und nicht jeder Mitarbeiter seine eigene Vorgehensweise entwickeln muss.

Ein Verwaltungshandbuch beinhaltet die Prozesse und Arbeitsabläufe der Verwaltung und des Managements eines Unternehmens.

Es stellt unter anderem eine Sammlung und Beschreibung der anfallenden Tätigkeiten oder Arbeitsplätze, der verwendeten Software und aller 'do's' und 'dont's' in der Verwaltung und Führung des Unternehmens dar.

Für Stepke haben wir ein solches Verwaltungshandbuch erstellt. Dies entstand durch Interwievs mit den Mitarbeitern und dem Management, um eine ausgewogene Mischung aus den Vorstellungen der Geschäftsleitung und den ausgeführten Tätigkeiten der Mitarbeiter zu erhalten.

4) Unternehmens-Richtlinien

Jedes Unternehmen benötigt ab einer gewissen Größe verbindliche Richtlinien zu unterschiedlichen Bereichen. Im vorliegenden Fall haben wir mit der Geschäftsleitung von Stepke Richtlinien für folgende Bereiche erarbeitet:

• Email-Nutzung
• Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen
• Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

Diese müssen von allen Mitarbeitern, die es betrifft, gelesen, verstanden und gezeichnet werden.

5) Zusatz-Features

Als Nebenprodukt unseres umfangreichen Kundenprojekts ergab sich ein Dokument, das wir mit 'Noch zu lösen' bezeichnet haben. Es enthält alle Schwierigkeiten und Wünsche, die sich aus den Mitarbeiter-Gesprächen ergeben haben.

Diese Sammlung ist eine gute Vorlage für die Geschäftsleitung, um das tägliche Geschäft für die Mitarbeiter glatter und effizienter zu gestalten. Oftmals sind es 'kleine' Veränderungen, die den Mitarbeitern große Erleichterung verschaffen.

Auftretende Themen waren beispielsweise

• Mögliche Entlastungsbereiche für manche Mitarbeiter oder – wie kann die anfallende Arbeit sinnvoller aufgeteilt werden
• Welche (technischen) Lösungen können verbessert werden – eingesetzte Software, Arbeitsabläufe etc.
• In welchen Bereichen werden weitere Mitarbeiter benötigt
• Wie kann die Zusammenarbeit der verschiedenen Standorte verbessert werden

Fazit:

Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht und wir werden auf Wunsch von Stepke in regelmäßigen Abständen (alle 3 Monate) die Dokumentationen überprüfen und ggf. anpassen. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:

'najka Agentur hat schnell und unbürokratisch Struktur und Transparenz in Prozesse und Ablagesysteme der Verwaltung gebracht und diese auch noch charmant den Kolleginnen und Kollegen vermittelt. Vielen Dank dafür!'
Johannes Nagel, Geschäftsführer bei Step Kids Education GmbH