Verfahrensdokumentation nach GoBD
GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Sobald ein Unternehmen auf eine digitale Aktenablage umsteigen will, um Papier und Lagerkosten (für die bis zu 10jährige Aufbewahrungspflicht von z.B. Finanzakten) zu sparen, wird eine Verfahrensdokumentation benötigt. Diese muss gewissen Standards entsprechen und aktuell gehalten werden. Wenn sie aber vorhanden ist, können alle geschäftlichen Unterlagen revisionssicher elektronisch aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Wenn ein Unternehmen z.B. das ersetzende Scannen einführt, darf es sämtliche Papierakten vernichten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Voraussetzungen für die Vernichtung von Papierakten
Alle geschäftsrelevanten Unterlagen, die in digitaler Form aufbewahrt werden, müssen revisionssicher abgelegt sein. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.
Geschäftsrelevante Unterlagen sind alle Unterlagen, Dateien und eMails, die Finanzdaten, Angebote, Verträge oder Absprachen zu Produkten oder Dienstleistungen enthalten.
Zusatznutzen einer aktuellen Verfahrensdokumentation
Ein angenehmer Nebeneffekt beim Erstellen von Verfahrensdokumentationen ist, dass die Prozesse im Unternehmen genau betrachtet werden. An der einen oder anderen Stelle führt dies zur Erkennung von Einsparungsmöglichkeiten oder der Verschlankung von Arbeitsprozessen.
