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  • Arbeitsplatzbeschreibungen

    Wissen Ihre Mitarbeiter eigentlich, was ihr Job ist?

    'Natürlich!' werden Sie denken. 'Dumme Frage'. Aber ist sie das? Hier ein paar weitere provokante Fragen, die Sie vielleicht nachdenklich machen:

  • Ablage offline und online

    Die meisten Unternehmen haben nach wie vor sowohl eine Papier-Ablage, als auch eine Datei-Ablage. Vieles wird als Datei abgespeichert aber ebenfalls ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Hier gilt es zu prüfen, ob wirklich alles gedruckt abgelegt werden muss, oder ob es nicht ausreicht, die Dateien gespeichert zu haben. 
    Dazu ist folgendes zu beachten:

  • Wie halte ich meine Finanzen übersichtlich?
    Prozessoptimierung im Rechnungsmanagement Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Ihrem Geld hinterherzulaufen? Sie haben eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht und dafür die Rechnung gestellt. Im Idealfall
  • Nie wieder suchen - geht das?
    Nie wieder suchen - geht das?

    Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum 'schlanken Büro' werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch 'überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien' oder 'ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen' verschwendet.

    Ein paar Zahlen, die nachdenklich machen:

  • Mitarbeitermotivation durch Ideenmanagement
    Mitarbeiter-Motivation durch Ideenmanagement

    Das Ideenmanagement eines Unternehmens umfasst die Generierung, Sammlung und Auswahl geeigneter Ideen für Verbesserungen und Neuerungen. Ziel des Ideenmanagements ist die Mobilisierung von Leistungsreserven durch die Förderung eines kreativen Arbeitsklimas, um unter Einbeziehung aller Mitarbeiter die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu stärken.

  • Was bedeutet Büro-Organisation?
    Das erste Bild, das zum Thema Büro-Organisation auftaucht, ist ein überquellender Schreibtisch und viel zu viele Aktenordner. Kein Platz mehr auf dem Schreibtisch und keiner mehr in den Schränken – vielleicht ist auch der Keller bereits mit Altakten voll? Auch oft zu finden sind wildgewachsene Dateiablagen, die von mehreren Mitarbeitern immer wieder – mit den besten Absichten – angelegt werden.
  • PDCA Zyklus
    Wovon reden wir hier? Eine Begriffsbestimmung
    Viele Begriffe schwirren rund um das Thema Betriebs-Klima durch den Raum, viele von ihnen beinhalten den gleichen Ansatz. Hier eine Zusammenstellung und Erklärung der häufigsten Begriffe:
  • Mitarbeiter-Motivation – wie mache ich das?
    Mitarbeiter-Motivation – wie mache ich das?
    Damit ein Unternehmen reibungslos funktioniert, braucht es
    -> Ein gut organisiertes Backoffice, also eine strukturierte Verwaltung
    -> Zufriedene Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und sich aktiv in das Firmengeschehen einbringen.

    Das Ziel jedes erfolgreichen Unternehmens ist, qualitativ gute Produkte und Dienstleistungen anzubieten, um sich möglichst erfolgreich vom Mitbewerb abzuheben. Oft wird viel Zeit und Geld investiert, um
  • Urlaubsvertretung
    Keine Angst vor Urlaubsvertretung

    Hat ihr Unternehmen die Urlaubszeit gut überstanden? Oder sind mal wieder wichtige Aufgaben unerledigt geblieben, weil die Zuständigen im Urlaub waren und niemand wusste, wo was zu finden ist?


    Gerade in den Verwaltungen ist es leider oft so, dass nur die jeweiligen Mitarbeiter wissen, wo die gesuchten Unterlagen abgelegt sind. Und sobald diese im Urlaub sind, weiß keiner mehr wo was liegt oder welcher der aktuelle Stand ist. Noch schlimmer wird es, wenn diese Mitarbeiter nicht (angekündigt) im Urlaub sind, sondern unerwartet ausfallen, z.B. durch Krankheit. Oft muss dann mit großem Aufwand nachvollzogen werden, woran gearbeitet wurde und wie der Stand der Projekte ist.

  • Verfahrensdokumentation nach GoBD
    GoBD-konforme Verfahrensdokumentation

    Seit mehr als drei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) in Kraft. Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Dateiablage-Systemen und das Vorlegen von (aktuellen!) Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.

  • Mitarbeiter Motivation
    Warum ist die innere Einstellung der Mitarbeiter so entscheidend?
    Nachdem Produktivitätsgewinne in der Fertigung durch weitere Rationalisierung und Technisierung kaum noch in notwendigem Umfang möglich sind, erhofft man sich Potentiale im Management und in der Umstrukturierung der Arbeitsprozesse. Der Mensch tritt zunehmend wieder in den Mittelpunkt.
    Es wird den Unternehmen immer klarer, dass Potentiale ungenutzt bleiben, wenn man Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit jeden Handgriff vorschreibt, wenn dieselben Mitarbeiter in ihrem Privatleben beispielsweise alleinverantwortlich
  • Aktenplan
    Wie gut ist Ihre Online-Ablage?

    In Zeiten fortschreitender Digitalisierung achten immer mehr Unternehmen darauf, Unterlagen und Dokumente nicht mehr auszudrucken und auf Papier aufzubewahren. Es ist deutlich platz- und kostensparender, Dateien zu verwenden. Durch die deutlich verbesserte Qualität der heutigen Bildschirme ist es inzwischen üblich, auch längere Dokumente direkt am Rechner zu lesen. Und auch das Verschicken von eMails statt Briefpost ist inzwischen gängig.

  • Dokumentieren
    Gutes Dokumentieren spart viel Zeit

    Warum dokumentieren?

    Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Jede Information, die (schriftlich) dokumentiert ist, steht damit allen zur Verfügung, die sie benötigen. Eine aktuelle Dokumentation spart somit die Zeit, die gewünschte Information neu zu erarbeiten.

  • Wegschmeissen – aber richtig

    Es ist ein sehr menschlicher Zug, Dinge zu sammeln und aufzubewahren. Der Gedanke, etwas 'irgendwann noch einmal brauchen zu können' ist in den meisten von uns sehr lebendig. Daher möchte ich Sie jetzt dazu animieren, bewusst gegen diesen Sammel-Trieb anzugehen und zu lernen, großzügig wegzuschmeissen.

  • Hilfe! Mein Schreibtisch quillt über …
    Wie bekomme ich meinen Arbeitsplatz übersichtlich und gut organisiert in den Griff?
    Ein wichtiger Kunde ist am Telefon, wo ist denn nur der Vertragsentwurf, der muss doch hier irgendwo in dem dritten Stapel von links … ach nein, doch im Regal … oh Mist, das ist eine alte Fassung … Äh, kann ich Sie gleich zurückrufen?
    Eine Zeit lang findet man sich in den Stapeln auf seinem Schreibtisch noch zurecht, aber irgendwann kommt der Moment, an dem man nichts mehr findet. Der Zeitpunkt ist gekommen – es muss Ordnung her. Aber wie?