Wie gut ist Ihre Online-Ablage?
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung achten immer mehr Unternehmen darauf, Unterlagen und Dokumente nicht mehr auszudrucken und auf Papier aufzubewahren. Es ist deutlich platz- und kostensparender, Dateien zu verwenden. Durch die deutlich verbesserte Qualität der heutigen Bildschirme ist es inzwischen üblich, auch längere Dokumente direkt am Rechner zu lesen. Und auch das Verschicken von eMails statt Briefpost ist inzwischen gängig.
Natürlich hat eine digitale Ablage noch weitere Vorteile: Die Dokumente sind von überall abrufbar, das heißt, die Mitarbeiter können von jedem Arbeitsplatz – auch z.B. dem Home-Office aus zugreifen. Die lästige Aktenschlepperei entfällt.
Damit rückt die effiziente Nutzung Ihrer Online-Ablage in den Fokus:
- Wie schnell finden Sie ein gewünschtes Dokument?
- Haben Sie die aktuellste Version erwischt?
- Und wissen Sie und Ihre Mitarbeiter genau, wie Sie Ihre Dokumente benennen und wo jedes Dokument abzulegen ist?
Oft überlegen sich einzelne Mitarbeiter eine Struktur, sprechen diese aber nicht mit dem Rest der Abteilung oder des Unternehmens ab. Neue Ordner sind schnell angelegt, lose Dateien mal schnell irgendwo reingespeichert. So entsteht mit der Zeit ein 'Wildwuchs', in dem sich keiner mehr zurechtfindet. Dies verstärkt sich mit der Zahl der Mitarbeiter, die zusammen arbeiten.
Mit einer durchdachten und geplanten Struktur sparen Sie Zeit beim Ablegen und wiederfinden und vermeiden außerdem, an einer veralteten Version zu arbeiten. Wenn jede Datei ihren eindeutigen Ablageplatz erhält und die Struktur dazu in einem Aktenplan dokumentiert ist, findet sich jeder Mitarbeiter schnell zurecht.
