Die meisten Unternehmen haben nach wie vor sowohl eine Papier-Ablage, als auch eine Datei-Ablage. Vieles wird als Datei abgespeichert aber ebenfalls ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Hier gilt es zu prüfen, ob wirklich alles gedruckt abgelegt werden muss, oder ob es nicht ausreicht, die Dateien gespeichert zu haben. 
Dazu ist folgendes zu beachten:

Wissen Ihre Mitarbeiter eigentlich, was ihr Job ist? 'Natürlich!' werden Sie denken. 'Dumme Frage'. Aber ist sie das? Hier ein paar weitere provokante Fragen, die Sie vielleicht nachdenklich machen:

Das erste Bild, das zum Thema Büro-Organisation auftaucht, ist ein überquellender Schreibtisch und viel zu viele Aktenordner. Kein Platz mehr auf dem Schreibtisch und keiner mehr in den Schränken – vielleicht ist auch der Keller bereits mit Altakten voll? Auch oft zu finden sind wildgewachsene Dateiablagen, die von mehreren Mitarbeitern immer wieder – mit den besten Absichten – angelegt werden.

Selbstsicher durch Ordnung
Keine Motivations-Verschwendung durch langwierige Verwaltungstätigkeiten – Ihre Mitarbeiter können mehr! Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Potential. Eine erfolgreiche und wettbewerbsfähige Firma verlangt von ihren Mitarbeitern, immer mehr Informationen zu verarbeiten und das schneller als je zuvor. Als Mitarbeiter versucht man, alles in den Griff zu bekommen, angefangen mit immer neuen E-Mails, Projekten und Meetings bis hin zu einer sinnvollen Ablage. Ein weiterer Frustpunkt ist auch:

Prozessoptimierung im Rechnungsmanagement Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Ihrem Geld hinterherzulaufen? Sie haben eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht und dafür die Rechnung gestellt. Im Idealfall

Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum 'schlanken Büro' werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch 'überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien' oder 'ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen' verschwendet.

Ein paar Zahlen, die nachdenklich machen:

Hat ihr Unternehmen die Urlaubszeit gut überstanden? Oder sind mal wieder wichtige Aufgaben unerledigt geblieben, weil die Zuständigen im Urlaub waren und niemand wusste, wo was zu finden ist?

Gerade in den Verwaltungen ist es leider oft so, dass nur die jeweiligen Mitarbeiter wissen, wo die gesuchten Unterlagen abgelegt sind. Und sobald diese im Urlaub sind, weiß keiner mehr wo was liegt oder welcher der aktuelle Stand ist. Noch schlimmer wird es, wenn diese Mitarbeiter nicht (angekündigt) im Urlaub sind, sondern unerwartet ausfallen, z.B. durch Krankheit. Oft muss dann mit großem Aufwand nachvollzogen werden, woran gearbeitet wurde und wie der Stand der Projekte ist.

Seit mehr als drei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) in Kraft. Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Dateiablage-Systemen und das Vorlegen von (aktuellen!) Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung achten immer mehr Unternehmen darauf, Unterlagen und Dokumente nicht mehr auszudrucken und auf Papier aufzubewahren. Es ist deutlich platz- und kostensparender, Dateien zu verwenden. Durch die deutlich verbesserte Qualität der heutigen Bildschirme ist es inzwischen üblich, auch längere Dokumente direkt am Rechner zu lesen. Und auch das Verschicken von eMails statt Briefpost ist inzwischen gängig.

Warum dokumentieren?

Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Jede Information, die (schriftlich) dokumentiert ist, steht damit allen zur Verfügung, die sie benötigen. Eine aktuelle Dokumentation spart somit die Zeit, die gewünschte Information neu zu erarbeiten.

Es ist ein sehr menschlicher Zug, Dinge zu sammeln und aufzubewahren. Der Gedanke, etwas 'irgendwann noch einmal brauchen zu können' ist in den meisten von uns sehr lebendig. Daher möchte ich Sie jetzt dazu animieren, bewusst gegen diesen Sammel-Trieb anzugehen und zu lernen, großzügig wegzuschmeissen.

Wie bekomme ich meinen Arbeitsplatz übersichtlich und gut organisiert in den Griff?
Ein wichtiger Kunde ist am Telefon, wo ist denn nur der Vertragsentwurf, der muss doch hier irgendwo in dem dritten Stapel von links … ach nein, doch im Regal … oh Mist, das ist eine alte Fassung … Äh, kann ich Sie gleich zurückrufen?
Eine Zeit lang findet man sich in den Stapeln auf seinem Schreibtisch noch zurecht, aber irgendwann kommt der Moment, an dem man nichts mehr findet. Der Zeitpunkt ist gekommen – es muss Ordnung her. Aber wie?

Wann erledige ich was?
Es macht Sinn, sich seinen Arbeitstag einmal daraufhin anzuschauen, zu welcher Uhrzeit welche Tätigkeit erledigt wird. Und – wann am Tag man seine 'produktiven' Zeiten hat und wann das Gehirn keine Höchstleistungen vollbringen mag. Je 'automatisierter' ein Arbeitsablauf gestaltet ist, desto schneller wird er erledigt, ohne dass das Gehirn jedes Mal neue Höchstleistung bringen muss. So bleibt mehr Konzentrations-Fähigkeit für die Kern-Aufgaben.

Wer schon einmal einen Firmenumzug mitgemacht hat, weiß, dass dies ein ordentlicher logistischer und organisatorischer Aufwand ist, der sehr gute Planung erfordert. Wenn der Umzug so reibungslos wie möglich ablaufen soll, reicht es nicht, ein kleines 'Orga-Team' einzuteilen und den Dingen ihren Lauf zu lassen. Sondern im Gegenteil – jeder Mitarbeiter sollte gut auf den Umzug vorbereitet werden und seinen Beitrag dazu leisten. Und wie kann man das erreichen?

Eine sinnvolle Terminplanung muss Raum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen – mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: 'Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon.'