GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sobald ein Unternehmen auf eine digitale Aktenablage umsteigen will, um Papier und Lagerkosten (für die bis zu 10jährige Aufbewahrungspflicht von z.B. Finanzakten) zu sparen,

Das Ideenmanagement eines Unternehmens umfasst die Generierung, Sammlung und Auswahl geeigneter Ideen für Verbesserungen und Neuerungen. Ziel des Ideenmanagements ist die Mobilisierung von Leistungsreserven durch die Förderung eines kreativen Arbeitsklimas, um unter Einbeziehung aller Mitarbeiter die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu stärken.

Die meisten Unternehmen haben nach wie vor sowohl eine Papier-Ablage, als auch eine Datei-Ablage. Vieles wird als Datei abgespeichert aber ebenfalls ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Hier gilt es zu prüfen, ob wirklich alles gedruckt abgelegt werden muss, oder ob es nicht ausreicht, die Dateien gespeichert zu haben. 
Dazu ist folgendes zu beachten:

Viele Begriffe schwirren rund um das Thema Betriebs-Klima durch den Raum, viele von ihnen beinhalten den gleichen Ansatz. Hier eine Zusammenstellung und Erklärung der häufigsten Begriffe:

Wissen Ihre Mitarbeiter eigentlich, was ihr Job ist? 'Natürlich!' werden Sie denken. 'Dumme Frage'. Aber ist sie das? Hier ein paar weitere provokante Fragen, die Sie vielleicht nachdenklich machen:

Das erste Bild, das zum Thema Büro-Organisation auftaucht, ist ein überquellender Schreibtisch und viel zu viele Aktenordner. Kein Platz mehr auf dem Schreibtisch und keiner mehr in den Schränken – vielleicht ist auch der Keller bereits mit Altakten voll? Auch oft zu finden sind wildgewachsene Dateiablagen, die von mehreren Mitarbeitern immer wieder – mit den besten Absichten – angelegt werden.

Selbstsicher durch Ordnung
Keine Motivations-Verschwendung durch langwierige Verwaltungstätigkeiten – Ihre Mitarbeiter können mehr! Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Potential. Eine erfolgreiche und wettbewerbsfähige Firma verlangt von ihren Mitarbeitern, immer mehr Informationen zu verarbeiten und das schneller als je zuvor. Als Mitarbeiter versucht man, alles in den Griff zu bekommen, angefangen mit immer neuen E-Mails, Projekten und Meetings bis hin zu einer sinnvollen Ablage. Ein weiterer Frustpunkt ist auch:

Prozessoptimierung im Rechnungsmanagement Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Ihrem Geld hinterherzulaufen? Sie haben eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht und dafür die Rechnung gestellt. Im Idealfall

Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum 'schlanken Büro' werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch 'überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien' oder 'ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen' verschwendet.

Ein paar Zahlen, die nachdenklich machen:

Damit ein Unternehmen reibungslos funktioniert, braucht es
-> Ein gut organisiertes Backoffice, also eine strukturierte Verwaltung
-> Zufriedene Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und sich aktiv in das Firmengeschehen einbringen.

Das Ziel jedes erfolgreichen Unternehmens ist, qualitativ gute Produkte und Dienstleistungen anzubieten, um sich möglichst erfolgreich vom Mitbewerb abzuheben. Oft wird viel Zeit und Geld investiert, um

Hat ihr Unternehmen die Urlaubszeit gut überstanden? Oder sind mal wieder wichtige Aufgaben unerledigt geblieben, weil die Zuständigen im Urlaub waren und niemand wusste, wo was zu finden ist?

Gerade in den Verwaltungen ist es leider oft so, dass nur die jeweiligen Mitarbeiter wissen, wo die gesuchten Unterlagen abgelegt sind. Und sobald diese im Urlaub sind, weiß keiner mehr wo was liegt oder welcher der aktuelle Stand ist. Noch schlimmer wird es, wenn diese Mitarbeiter nicht (angekündigt) im Urlaub sind, sondern unerwartet ausfallen, z.B. durch Krankheit. Oft muss dann mit großem Aufwand nachvollzogen werden, woran gearbeitet wurde und wie der Stand der Projekte ist.

Seit mehr als drei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) in Kraft. Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Dateiablage-Systemen und das Vorlegen von (aktuellen!) Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.

Nachdem Produktivitätsgewinne in der Fertigung durch weitere Rationalisierung und Technisierung kaum noch in notwendigem Umfang möglich sind, erhofft man sich Potentiale im Management und in der Umstrukturierung der Arbeitsprozesse. Der Mensch tritt zunehmend wieder in den Mittelpunkt.
Es wird den Unternehmen immer klarer, dass Potentiale ungenutzt bleiben, wenn man Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit jeden Handgriff vorschreibt, wenn dieselben Mitarbeiter in ihrem Privatleben beispielsweise alleinverantwortlich

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung achten immer mehr Unternehmen darauf, Unterlagen und Dokumente nicht mehr auszudrucken und auf Papier aufzubewahren. Es ist deutlich platz- und kostensparender, Dateien zu verwenden. Durch die deutlich verbesserte Qualität der heutigen Bildschirme ist es inzwischen üblich, auch längere Dokumente direkt am Rechner zu lesen. Und auch das Verschicken von eMails statt Briefpost ist inzwischen gängig.

Warum dokumentieren?

Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Jede Information, die (schriftlich) dokumentiert ist, steht damit allen zur Verfügung, die sie benötigen. Eine aktuelle Dokumentation spart somit die Zeit, die gewünschte Information neu zu erarbeiten.